Le directeur général de l'office fixe par décision la liste des associations habilitées à proposer des représentants en vue d'accompagner le demandeur à l'entretien personnel.

L'habilitation ne peut être sollicitée que par des associations régulièrement déclarées depuis au moins cinq années.

L'association doit joindre à sa demande d'habilitation une copie de ses statuts.

Tout refus d'habilitation doit être motivé.

L'habilitation est accordée pour une durée de trois ans. Elle est renouvelable, sur demande, pour la même durée.

Le directeur général de l'office peut, à tout moment, par décision motivée, retirer l'habilitation d'une association.

L'association habilitée notifie au directeur général de l'office la liste de ses représentants accompagnant les demandeurs d'asile à l'entretien. Sauf décision de refus dans un délai de deux mois à compter de la notification, ces représentants sont réputés agréés pour une durée de trois ans.

Le directeur général de l'office peut retirer, à tout moment, par décision motivée, l'agrément délivré à un représentant d'une association.

L'agrément d'un représentant d'une association est retiré sur demande de celle-ci ou lorsque l'habilitation de l'association est retirée ou a expiré.

A l'issue de l'entretien personnel, le demandeur et son avocat ou le représentant de l'association qui l'accompagne sont informés de leur droit d'obtenir communication de la transcription. S'ils en font la demande, elle est consignée dans le dossier du demandeur.

Lorsque la copie de la transcription peut, à l'issue de l'entretien, faire l'objet d'une remise sur place, cette remise est consignée dans le dossier du demandeur. Lorsque l'office ne peut pas procéder à cette remise sur place, la copie de la transcription est envoyée avant qu'une décision ne soit prise.

S'il est fait application de la procédure accélérée prévue à l'article L. 723-2, la copie de la transcription est communiquée au plus tard lors de la notification de la décision. Le demandeur indique si la transcription doit lui être communiquée ou, le cas échéant, à son avocat ou au représentant de l'association conformément aux dispositions du I de l'article L. 723-7.

L'entretien personnel fait également l'objet d'un enregistrement sonore.

L'intéressé est informé dès le début de l'entretien du déroulement de l'opération d'enregistrement sonore, notamment des modalités permettant d'assurer le respect des règles de confidentialité.

A l'issue de l'entretien, le demandeur est informé de son droit d'accès à l'enregistrement sonore dans les conditions prévues à l'article L. 723-7.

Dans le cas où il existe une impossibilité technique de procéder à l'enregistrement sonore, la transcription fait l'objet d'un recueil de commentaires. Si le demandeur refuse de confirmer que le contenu de la transcription reflète correctement l'entretien, les motifs de son refus sont consignés dans son dossier. Un tel refus n'empêche pas l'office de statuer sur la demande d'asile.

L'office peut décider de procéder à l'entretien personnel en ayant recours à un moyen de communication audiovisuelle dans les cas suivants :

1° Lorsque le demandeur est dans l'impossibilité de se déplacer, notamment pour des raisons de santé ou des raisons familiales ;

2° Lorsqu'il est retenu dans un lieu privatif de liberté ;

3° Lorsqu'il est outre-mer.

Les modalités techniques garantissant la confidentialité de la transmission fidèle des propos tenus au cours de l'entretien sont définies par décision du directeur général de l'office.

Le local destiné à recevoir les demandeurs d'asile entendus par un moyen de communication audiovisuelle doit avoir été préalablement agréé par le directeur général de l'office. Cet agrément peut être retiré si les conditions énoncées à l'alinéa précédent ne sont plus remplies.

L'officier de protection chargé de la conduite de l'entretien a la maîtrise des opérations. Il lui appartient de veiller au respect des droits de la personne. Il doit à tout instant pouvoir s'assurer du respect des bonnes conditions d'audition et de visionnage. Il peut mettre fin à l'entretien si ces conditions ne sont pas réunies ou si les circonstances de l'espèce l'exigent. Dans ce cas, l'entretien a lieu en présence de l'intéressé.

L'intéressé entendu par un moyen de communication audiovisuelle doit, si besoin avec l'aide d'un interprète, être informé par l'office avant le commencement de l'entretien du déroulement des opérations, notamment des modalités permettant d'assurer le respect des règles de confidentialité.