A compter de la notification, prévue à l'article L. 6361-14 du code des transports, du procès-verbal, à l'occasion de laquelle sont notifiés les griefs retenus et indiqués les textes fondant les poursuites et le montant de l'amende encourue, la personne concernée dispose d'un délai d'un mois pour présenter par écrit ses observations à l'autorité.

A réception des observations ou, à défaut, à l'issue de ce délai, le rapporteur permanent saisit les fonctionnaires et agents chargés de l'instruction des manquements et leur communique, lorsqu'elles existent, les observations de la personne concernée. Ces fonctionnaires et agents ne peuvent échanger avec la personne concernée ou ses représentants qu'en associant le rapporteur permanent à ces échanges.

A l'issue de leur instruction, ces fonctionnaires et agents transmettent le dossier au rapporteur permanent.

Le rapporteur permanent s'assure que le dossier d'instruction contient tous les éléments nécessaires au traitement de l'affaire. Il peut se faire communiquer, par les fonctionnaires et agents chargés de l'instruction, tout complément ou précision qu'il juge utile.

Lorsqu'il estime le dossier d'instruction complet, le rapporteur permanent le notifie à la personne concernée en lui rappelant les faits reprochés, leur qualification, les textes applicables à ces faits et l'amende encourue, et en l'invitant à présenter ses observations dans un délai d'un mois. Il l'informe en outre des conditions dans lesquelles l'instruction sera close et des conséquences de cette clôture.

Si les observations transmises par la personne concernée lui paraissent justifier un complément d'instruction, le rapporteur permanent les transmet aux fonctionnaires et agents qui en sont chargés. Il adresse à la personne concernée les éventuels éléments nouveaux fournis par ceux-ci, en lui accordant un délai d'un mois pour présenter, le cas échéant, de nouvelles observations.

A compter de la date de clôture de l'instruction, seules les informations qui n'ont pas pu être communiquées avant cette date peuvent être transmises à l'autorité et prises en compte, sauf dérogation accordée par le président de l'autorité. Celui-ci peut demander au rapporteur permanent de faire procéder à un complément d'instruction dans les conditions prévues au précédent alinéa.

Les cas dans lesquels le rapporteur permanent procède au classement sans suite du dossier en application du cinquième alinéa de l'article L. 6361-14 du code des transports sont les suivants :

1° Le procès-verbal a été établi plus de deux ans après la commission des faits constitutifs du manquement ;

2° La personne visée par le procès-verbal n'est pas au nombre de celles énumérées à l'article L. 6361-12 du code des transports ;

3° La personne concernée établit, par la production d'un document officiel ayant date certaine, que les opérations à l'origine de l'établissement du procès-verbal étaient autorisées à la date à laquelle elles se sont produites.

Le procès-verbal, le dossier d'instruction, ses compléments éventuels et la convocation à la séance au cours de laquelle l'affaire doit être examinée sont envoyés à la dernière adresse connue de la personne concernée ou de son mandataire, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par voie électronique dans les conditions prévues par l'article L. 112-15 du code des relations entre le public et l'administration.

Le président convoque les membres de l'autorité et les membres associés un mois au moins avant la date de la séance relative à l'exercice du pouvoir de sanction. L'ordre du jour et les dossiers complets des affaires inscrites à la séance sont joints à la convocation.

Les séances relatives à l'exercice du pouvoir de sanction se tiennent valablement en l'absence des membres associés dûment convoqués. Elles sont publiques si la personne poursuivie le demande.

L'autorité peut entendre, pendant la séance, toute personne dont elle estime l'audition utile, notamment les fonctionnaires et agents chargés de l'instruction.

Seuls prennent part à la délibération sur une affaire les membres de l'autorité ayant assisté aux débats relatifs à celle-ci et, le cas échéant, entendu la défense de la personne concernée.