Les Archives nationales sont constituées par l'ensemble des services à compétence nationale rattachés au service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture.

Les Archives nationales collectent, trient, classent, conservent, communiquent et mettent en valeur :

1° Les documents provenant des administrations centrales de l'Etat et des pouvoirs constitués depuis les origines ;

2° Les documents provenant des établissements publics nationaux et des autres personnes morales de droit public ainsi que des organismes de droit privé chargés de la gestion d'un service public ou d'une mission de service public, dont la compétence s'étend ou s'est étendue à l'ensemble du territoire français ;

3° Tous autres documents qui leur ont été ou sont attribués, ou remis à titre onéreux ou gratuit, temporaire ou définitif, depuis leur création.

Les documents déposés dans les services de la publicité foncière depuis plus de cinquante ans ainsi que ceux produits pour leur exploitation sont versés aux services départementaux d'archives dans les conditions prévues par l'article 10 du décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière.

Sont considérés comme archives courantes les documents qui sont d'utilisation habituelle pour l'activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus.

La conservation des archives courantes incombe, sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives, aux services, établissements et organismes qui les ont produites ou reçues. Ceux-ci peuvent les déposer dans les conditions prévues aux articles R. 212-19 à R. 212-31.

Sont considérés comme archives intermédiaires les documents qui :

1° Ont cessé d'être considérés comme archives courantes ;

2° Ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l'objet de sélection et d'élimination conformément aux dispositions de l'article R. 212-14.

La conservation des archives intermédiaires peut être assurée dans des dépôts spéciaux, dits dépôts de préarchivage, placés sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.

A défaut de préarchivage, les archives intermédiaires sont soit conservées dans les locaux de leur service, établissement ou organisme d'origine, sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives, soit déposées dans les conditions prévues aux articles R. 212-19 à R. 212-31.

Sont considérés comme archives définitives les documents qui ont subi les sélections et éliminations définies aux articles R. 212-13 et R. 212-14 et qui sont à conserver sans limitation de durée.

La conservation des archives définitives est assurée dans les dépôts d'archives relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture ou placés sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.

Toutefois, les services centraux des administrations publiques, les établissements publics, les autres personnes morales de droit public et les organismes de droit privé chargés de la gestion d'un service public ou d'une mission de service public peuvent bénéficier de la dérogation à l'obligation de versement dans un dépôt d'archives prévue au I de l'article L. 212-4. Celle-ci est subordonnée à la signature d'une convention entre l'administration des archives et le service ou l'organisme intéressé, qui prévoit les conditions de gestion, de conservation et de communication au public des archives, les prescriptions scientifiques et techniques du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture qui s'y appliquent et l'emploi d'une personne responsable qualifiée en archivistique.

Sont définies par accord entre le service, l'établissement ou l'organisme intéressé et le service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture :

1° La durée d'utilisation comme archives courantes ;

2° La durée de conservation comme archives intermédiaires ;

3° La destination définitive à l'issue de la période de conservation comme archives intermédiaires, à savoir :

a) L'élimination immédiate ou à terme, intégrale ou partielle, avec ou sans sélection ;

b) Le versement, à titre d'archives définitives, dans un dépôt d'archives relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture ou placé sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives ;

c) La conservation par le service, l'établissement ou l'organisme intéressé, dans les conditions prévues à l'article R. 212-12.

La sélection des documents incombe à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives ; toutefois, pour des catégories de documents limitativement définies, des autorisations de sélection et d'élimination peuvent être accordées par celle-ci aux services, établissements et organismes dont proviennent les documents.

La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives établit les listes des documents dont elle propose l'élimination et les soumet au visa de l'administration d'origine. Toute élimination est interdite sans ce visa.

Les services, établissements et organismes ne peuvent s'opposer à l'élimination d'archives versées par eux dans les dépôts relevant de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives qu'en raison de nécessités juridiques.

Lorsqu'il n'existe pas de nécessités juridiques justifiant le refus d'élimination, les services, établissements et organismes peuvent reprendre les archives dont l'élimination est proposée.

Cette faculté peut s'exercer dans un délai de trois mois, à l'expiration duquel la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est habilitée à procéder à l'élimination.

Lorsque les services, établissements et organismes désirent éliminer les documents qu'ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives. Toute élimination est interdite sans ce visa.

Dans tous les cas, les documents à éliminer sont détruits sous le contrôle technique du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture.

Le délai pendant lequel les officiers publics ou ministériels assurent la conservation de leurs minutes et répertoires avant versement dans un dépôt d'archives relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture ou placés sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est fixé à soixante-quinze ans pour les notaires et à vingt-cinq ans pour les autres officiers publics ou ministériels.

Toutefois, l'officier public ou ministériel intéressé et le service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture peuvent convenir de réduire ou d'augmenter ce délai par un accord dont la durée de validité ne peut excéder dix ans, et qui est renouvelable par tacite reconduction pour des périodes de même durée.

Lors du transfert de documents dans un dépôt de préarchivage ou dans un dépôt d'archives relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture, il est établi un bordereau descriptif par les soins, selon le cas, du service d'origine des documents ou du service de préarchivage qui effectue le versement.

Le versement d'un document établi sur support numérique est accompagné de l'ensemble des informations le concernant dès son établissement et nécessaires à son exploitation, telles que les données permettant de l'identifier, de déterminer ses propriétés et d'en assurer la traçabilité.

Les services d'archives publics communiquent aux services, établissements et organismes qui leur ont versé les documents les instruments de recherche qui s'y rapportent.

Les documents conservés dans les dépôts relevant du service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture restent à la disposition exclusive du service, établissement ou organisme dont ils proviennent dans la mesure où ils ne sont pas communicables aux termes du livre III du code des relations entre le public et l'administration, et des articles L. 213-1, L. 213-2 et L. 213-3.

I. – Pour la conservation d'archives numériques, un service public d'archives peut mutualiser, sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat, avec un autre service public d'archives tout ou partie des tâches techniques ou fonctionnelles mises en œuvre dans un système d'archivage électronique. Cette mutualisation donne lieu à la mise en commun d'infrastructures, de personnel ou de moyens matériels, logistiques ou financiers.

Chaque service public d'archives partie à la mutualisation demeure responsable de ses données.

II. – Une convention détermine le périmètre de la mutualisation, la répartition des missions entre les parties et le niveau de service attendu, les moyens de fonctionnement et les compétences des agents en charge de l'exécution des tâches techniques ou fonctionnelles. Elle fixe des indicateurs de suivi qui feront l'objet d'un rapport établi chaque année par chaque service public d'archives responsable de tout ou partie de la mutualisation et adressé à toutes les parties prenantes de la mutualisation. Ce rapport est également transmis à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.

Cette convention détermine le cadre financier dans lequel s'exerce la mutualisation sur la base d'un coût de fonctionnement et définit la méthode retenue pour la détermination de ce coût.

III. – La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives dispose d'un délai de quatre mois à compter de la réception du projet de convention pour vérifier sa conformité aux exigences définies à l'article R. 212-18-2. En cas de défaut de conformité, la convention ne peut être signée.

La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est destinataire d'un exemplaire de la convention signée.

La conservation mutualisée d'archives numériques répond aux normes, conformes aux règles de l'art, qui portent notamment sur :

1° La sécurité et la redondance des infrastructures logicielles et matérielles ;

2° La gestion du cycle de vie des données et de leurs métadonnées ;

3° La présence de mécanismes destinés à assurer l'intégrité et la lisibilité dans le temps des informations ;

4° La traçabilité de l'ensemble des actions effectuées dans le système d'archivage électronique ;

5° La garantie de restitution de tout ou partie des données et de leurs métadonnées, ainsi que des informations de traçabilité afférentes.

La déclaration de dépôt d'archives courantes et intermédiaires prévue au II de l'article L. 212-4 est adressée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.

La déclaration de dépôt d'archives courantes et intermédiaires comporte les informations suivantes :

1° Le contexte, les objectifs, le calendrier et la durée prévisionnelle de l'opération ;

2° La liste et les dates extrêmes des archives déposées ;

3° Le volume, le métrage linéaire ou le nombre des documents déposés.

Le contrat de dépôt prévu au II de l'article L. 212-4 est conclu par écrit. Toute clause tendant à appliquer le droit de rétention aux archives déposées est réputée non écrite.

La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est destinataire d'un exemplaire du contrat signé.

Le contrat de dépôt contient des clauses relatives à :

1° La nature et le support des archives déposées ;

2° La description des prestations réalisées : contenu des services et résultats attendus ;

3° La description des moyens mis en œuvre par le dépositaire pour la fourniture des services ;

4° Les dispositifs de communication matérielle et d'accès aux archives par le déposant ;

5° Si le dépositaire procède à des modifications ou à des évolutions techniques, ses obligations à l'égard du déposant ;

6° Une information sur les garanties permettant de couvrir toute défaillance du dépositaire ;

7° Les dispositifs de restitution des archives déposées à la fin du contrat de dépôt, assortis d'un engagement de destruction intégrale des copies que le dépositaire aurait pu effectuer pendant la durée du contrat ;

8° Une information sur les conditions de recours à des prestataires externes ainsi que les engagements du dépositaire pour que ce recours assure un niveau équivalent de garantie au regard des obligations pesant sur l'activité de conservation ;

9° Les polices d'assurance que le dépositaire souscrit pour couvrir les dommages et pertes que pourraient subir les archives déposées ; le contrat prévoit que celles-ci excluent expressément les archives déposées du champ d'application de la clause de délaissement ;

10° La durée du contrat et les conditions d'un éventuel renouvellement.

Toute personne physique ou morale souhaitant assurer la conservation d'archives publiques et bénéficier de l'agrément prévu au II de l'article L. 212-4 doit remplir les conditions suivantes :

1° Pour son activité de tiers archivage sur support papier, disposer de la certification correspondant aux normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier ;

2° Pour son activité de tiers archivage numérique, disposer de la certification correspondant aux normes relatives à l'archivage électronique.

Les normes de référence sont déterminées par arrêté du ministre chargé de la culture.

3° à 6° (supprimés)

7° Identifier les personnes chargées de l'activité de conservation en précisant le lien contractuel qui les lie au dépositaire ;

8° Le cas échéant, identifier son représentant sur le territoire national au sens de l'article 5 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

L'agrément prévu à l'article R. 212-23 est accordé par le préfet de département ou, à Paris, par le préfet de police. Il est notifié au bénéficiaire et publié au recueil des actes administratifs de la préfecture.

Le demandeur de l'agrément prévu à cet article adresse au préfet de département où est situé le siège social de sa société ou de sa filiale ou au préfet de police pour les sociétés étrangères n'ayant pas d'implantation en France, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, un dossier comprenant les éléments suivants :

1° L'identité et l'adresse du demandeur et, le cas échéant, de son représentant ainsi que, pour les personnes morales, les statuts ;

2° Les justificatifs des certifications en cours de validité attestant la conformité aux normes mentionnées à l'article R. 212-23 ou l'adresse des pages internet de référence attestant de la validité en cours de ces certifications.

Le préfet se prononce dans un délai de quatre mois à compter de la demande d'agrément, dont il est accusé réception. Durant ce délai, le préfet peut effectuer, par lui-même ou par toute personne qu'elle désigne à cet effet, un contrôle sur pièces et sur place des éléments fournis par le demandeur. Un silence de quatre mois vaut décision implicite de rejet.

L'agrément prévu à l'article R. 212-23 est accordé pour la durée de la certification associée attestant la conformité aux normes mentionnées à l'article R. 212-23, et prolongé automatiquement en cas de renouvellement.

La personne agréée informe sans délai le préfet ayant attribué l'agrément de tout changement affectant les informations mentionnées à l'article R. 212-25 et de toute interruption, temporaire ou définitive, de son activité.

Le retrait pour quelque cause que ce soit d'une certification attestant la conformité aux normes mentionnées à l'article R. 212-23 entraîne automatiquement la cessation de l'agrément.

En cas d'expiration d'une certification attestant la conformité aux normes mentionnées à l'article R. 212-23, l'agrément peut être seulement suspendu si le renouvellement de la certification est en cours et soumis à l'autorité de certification. Dans l'attente qu'il soit statué définitivement sur le renouvellement, cet état permet la conservation des archives déjà déposées mais suspend l'agrément en tant qu'il sert de fondement à de nouveaux dépôts.

En cas de divulgation non autorisée d'archives ou de manquements graves du dépositaire à ses obligations mettant notamment en cause la confidentialité, l'intégrité, la sécurité et la pérennité des archives déposées, le préfet ayant attribué l'agrément peut, à titre conservatoire, dans l'attente qu'il soit statué définitivement sur le projet de retrait d'agrément, prononcer la suspension de l'agrément en tant qu'il sert de fondement à de nouveaux dépôts.

Lorsqu'il envisage de procéder au retrait d'un agrément en application du II de l'article L. 212-4, le préfet en communique les motifs à la personne agréée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, l'appelle à formuler dans les deux mois ses observations, écrites ou, à sa demande, orales, et mentionne la faculté qui lui est offerte de se faire assister ou représenter par le conseil de son choix.

La décision de retrait de l'agrément est notifiée à la personne agréée intéressée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Elle est motivée et mentionne les voies et délais de recours. Elle met fin de plein droit à la conservation des archives déposées et entraîne leur restitution aux déposants. Les frais de restitution des archives déposées sont à la charge du dépositaire.

Les décisions de retrait de l'agrément sont publiées au recueil des actes administratifs de la préfecture.

L'interdiction d'accès aux locaux publics où sont consultées les archives est prononcée par le ministre chargé de la culture.

Le ministre chargé de la culture est saisi par l'autorité administrative, gestionnaire des locaux où ont été constatés les faits visés à l'article L. 214-10. Il se prononce au vu d'un procès-verbal dressé par un agent ou un officier de police judiciaire ou par un agent commissionné en application de l'article L. 114-4 et transmis à l'autorité judiciaire.

Le procès-verbal, établi au moment de la constatation des faits, décrit ceux-ci et les circonstances dans lesquelles ils se sont produits.

Le ministre chargé de la culture informe la personne mise en cause, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, de la procédure engagée en vue de prononcer à son encontre l'interdiction d'accès aux locaux publics où sont consultées des archives prévue à l'article L. 214-10. Ce courrier précise la sanction encourue et ses motifs, appelle l'intéressé à faire connaître ses observations écrites ou orales dans un délai de quinze jours et mentionne la faculté qui lui est offerte de prendre connaissance et copie des pièces du dossier et de se faire assister ou représenter par le conseil de son choix.

Le ministre chargé de la culture se prononce dans le délai maximum de deux mois à compter de la réception de la lettre prévue à l'article R. 212-34.

Le ministre chargé de la culture notifie sa décision à l'intéressé, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Si elle prononce une interdiction, la décision est motivée et mentionne les voies et délais de recours. Elle est immédiatement exécutoire. Elle est communiquée aux services gestionnaires de locaux où sont consultées des archives publiques.

L'interdiction d'accès aux locaux où sont consultées des archives publiques prend fin si l'intéressé bénéficie d'un classement sans suite pour insuffisance de charge, d'une ordonnance de non-lieu ou d'un jugement de relaxe.