La déclaration de dépôt d'archives courantes et intermédiaires prévue au II de l'article L. 212-4 est adressée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives.

La déclaration de dépôt d'archives courantes et intermédiaires comporte les informations suivantes :

1° Le contexte, les objectifs, le calendrier et la durée prévisionnelle de l'opération ;

2° La liste et les dates extrêmes des archives déposées ;

3° Le volume, le métrage linéaire ou le nombre des documents déposés.

Le contrat de dépôt prévu au II de l'article L. 212-4 est conclu par écrit. Toute clause tendant à appliquer le droit de rétention aux archives déposées est réputée non écrite.

La personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives est destinataire d'un exemplaire du contrat signé.

Le contrat de dépôt contient des clauses relatives à :

1° La nature et le support des archives déposées ;

2° La description des prestations réalisées : contenu des services et résultats attendus ;

3° La description des moyens mis en œuvre par le dépositaire pour la fourniture des services ;

4° Les dispositifs de communication matérielle et d'accès aux archives par le déposant ;

5° Si le dépositaire procède à des modifications ou à des évolutions techniques, ses obligations à l'égard du déposant ;

6° Une information sur les garanties permettant de couvrir toute défaillance du dépositaire ;

7° Les dispositifs de restitution des archives déposées à la fin du contrat de dépôt, assortis d'un engagement de destruction intégrale des copies que le dépositaire aurait pu effectuer pendant la durée du contrat ;

8° Une information sur les conditions de recours à des prestataires externes ainsi que les engagements du dépositaire pour que ce recours assure un niveau équivalent de garantie au regard des obligations pesant sur l'activité de conservation ;

9° Les polices d'assurance que le dépositaire souscrit pour couvrir les dommages et pertes que pourraient subir les archives déposées ; le contrat prévoit que celles-ci excluent expressément les archives déposées du champ d'application de la clause de délaissement ;

10° La durée du contrat et les conditions d'un éventuel renouvellement.

Toute personne physique ou morale souhaitant assurer la conservation d'archives publiques et bénéficier de l'agrément prévu au II de l'article L. 212-4 doit remplir les conditions suivantes :

1° Pour son activité de tiers archivage sur support papier, disposer de la certification correspondant aux normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier ;

2° Pour son activité de tiers archivage numérique, disposer de la certification correspondant aux normes relatives à l'archivage électronique.

Les normes de référence sont déterminées par arrêté du ministre chargé de la culture.

3° à 6° (supprimés)

7° Identifier les personnes chargées de l'activité de conservation en précisant le lien contractuel qui les lie au dépositaire ;

8° Le cas échéant, identifier son représentant sur le territoire national au sens de l'article 5 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

L'agrément prévu à l'article R. 212-23 est accordé par le préfet de département ou, à Paris, par le préfet de police. Il est notifié au bénéficiaire et publié au recueil des actes administratifs de la préfecture.

Le demandeur de l'agrément prévu à cet article adresse au préfet de département où est situé le siège social de sa société ou de sa filiale ou au préfet de police pour les sociétés étrangères n'ayant pas d'implantation en France, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, un dossier comprenant les éléments suivants :

1° L'identité et l'adresse du demandeur et, le cas échéant, de son représentant ainsi que, pour les personnes morales, les statuts ;

2° Les justificatifs des certifications en cours de validité attestant la conformité aux normes mentionnées à l'article R. 212-23 ou l'adresse des pages internet de référence attestant de la validité en cours de ces certifications.

Le préfet se prononce dans un délai de quatre mois à compter de la demande d'agrément, dont il est accusé réception. Durant ce délai, le préfet peut effectuer, par lui-même ou par toute personne qu'elle désigne à cet effet, un contrôle sur pièces et sur place des éléments fournis par le demandeur. Un silence de quatre mois vaut décision implicite de rejet.

L'agrément prévu à l'article R. 212-23 est accordé pour la durée de la certification associée attestant la conformité aux normes mentionnées à l'article R. 212-23, et prolongé automatiquement en cas de renouvellement.

La personne agréée informe sans délai le préfet ayant attribué l'agrément de tout changement affectant les informations mentionnées à l'article R. 212-25 et de toute interruption, temporaire ou définitive, de son activité.

Le retrait pour quelque cause que ce soit d'une certification attestant la conformité aux normes mentionnées à l'article R. 212-23 entraîne automatiquement la cessation de l'agrément.

En cas d'expiration d'une certification attestant la conformité aux normes mentionnées à l'article R. 212-23, l'agrément peut être seulement suspendu si le renouvellement de la certification est en cours et soumis à l'autorité de certification. Dans l'attente qu'il soit statué définitivement sur le renouvellement, cet état permet la conservation des archives déjà déposées mais suspend l'agrément en tant qu'il sert de fondement à de nouveaux dépôts.

En cas de divulgation non autorisée d'archives ou de manquements graves du dépositaire à ses obligations mettant notamment en cause la confidentialité, l'intégrité, la sécurité et la pérennité des archives déposées, le préfet ayant attribué l'agrément peut, à titre conservatoire, dans l'attente qu'il soit statué définitivement sur le projet de retrait d'agrément, prononcer la suspension de l'agrément en tant qu'il sert de fondement à de nouveaux dépôts.

Lorsqu'il envisage de procéder au retrait d'un agrément en application du II de l'article L. 212-4, le préfet en communique les motifs à la personne agréée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, l'appelle à formuler dans les deux mois ses observations, écrites ou, à sa demande, orales, et mentionne la faculté qui lui est offerte de se faire assister ou représenter par le conseil de son choix.

La décision de retrait de l'agrément est notifiée à la personne agréée intéressée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Elle est motivée et mentionne les voies et délais de recours. Elle met fin de plein droit à la conservation des archives déposées et entraîne leur restitution aux déposants. Les frais de restitution des archives déposées sont à la charge du dépositaire.

Les décisions de retrait de l'agrément sont publiées au recueil des actes administratifs de la préfecture.